Kundupplevelser
Här samlar vi några utvalda exempel på hur våra portaler används av kommuner, företag och universitet för att förenkla vardagen, minska administration och skapa smartare processer.
Upptäck hur olika organisationer har lyckats effektivisera sitt arbete och ge både användare och verksamhet en bättre digital upplevelse med Onify.
En väg in för Karlskronas invånare
Karlskrona kommun har tagit ett viktigt steg mot en mer tillgänglig digital service. Resan började med en företagsportal men utvecklades snabbt till visionen om en gemensam invånarportal som samlar information och tjänster på ett ställe.
Utmaning
Karlskrona hade, som många andra kommuner, svårt att få ihop en väg in till kommunen. Informationen låg i olika system och presenterades i olika vyer. Som invånare gick det inte att se sitt fulla engagemang på ett och samma ställe. Ärenden, tillstånd och registreringar var utspridda och det fanns ingen personlig överblick över den egna informationen eller kontakterna med kommunen.
Lösning
Lösningen blev Onify Invånare, en invånarportal som integrerar och samlar information från kommunens verksamhetssystem i ett gemensamt gränssnitt. Här får invånaren en personlig vy med sina objekt, som företag, fastigheter eller ärenden, tillsammans med tillhörande information och tjänster. På så sätt skapas en naturlig ingång till hela kommunens service.
Resultat
Med Onify Invånare har Karlskrona skapat ett gränssnitt där invånaren sätts i centrum och där tjänsterna är byggda utifrån deras behov. Portalen erbjuder ett inlogg som alltid är tillgängligt och individanpassat. Den presenterar information som invånaren tidigare inte kunnat nå på ett enkelt sätt och samlar allt i en överskådlig vy. Invånaren får hjälp att driva vidare utifrån sitt eget engagemang, vilket lägger grunden för att realisera visionen om en enda väg in till kommunen.
Linköpings kommun digitaliserar ärenden med handläggarportal
Onify används i Linköpings kommun inom flera områden, bland annat genom en fakturaportal och en IT-portal. Den största förändringen märks i handläggarportalen där ärenden tas emot på sekunder, information hämtas automatiskt och arbetet blir enklare för handläggarna.
Utmaning
Ärenden kom in via telefon, mejl, webb och besök och landade i olika system och arbetssätt. Det gjorde mottagandet tidskrävande, ökade risken för fel och försvårade uppföljning. Kommunen behövde en samlad ingång som gav handläggare en tydlig arbetsyta oavsett kanal.
Lösning
Handläggarportalen samlar alla inkommande ärenden på ett ställe och ger handläggare ett enhetligt gränssnitt för mottagande, triagering och vidare hantering. Relevanta uppgifter hämtas automatiskt via integrationer mot befintliga system så att rätt information finns på plats från start. Portalen stödjer prioritering, notifieringar och uppföljning, vilket gör att ärenden kan tas emot och skickas vidare till rätt mottagare på bara några sekunder.
Resultat
Mottagandet av nya ärenden tar i dag omkring tio sekunder där det tidigare kunde ta upp till femton minuter. Kvaliteten har höjts genom mer konsekvent och automatiserad hantering, arbetsflödena är smidigare och uppföljningen tydligare. Tillsammans ger det snabbare service till invånare och verksamheter och en enklare vardag för handläggarna.
Fakturaportal hos Stena Fastigheter effektiviserar för hela organisationen
Stena Fastigheter har moderniserat både intern och extern fakturahantering med en fakturaportal från Onify. Portalen samlar funktioner i ett gemensamt gränssnitt och underlättar arbetet för ekonomiavdelningen.
Utmaning
Fakturahanteringen var komplex och utspridd, med över 200 bolag, hundratals kostnadsställen och flera olika IT-system. Processen krävde mycket manuellt arbete, vilket ökade risken för fel och gjorde att attestering och sammanställningar tog onödigt lång tid.
Lösning
Onifys plattform samlar Stena Fastigheters fakturaflöden i ett enhetligt och användarvänligt gränssnitt. Flera befintliga ekonomisystem och automatiseringsverktyg är integrerade så att alla berörda från ekonomiavdelningen till beslutsfattare kan arbeta i samma portal. Automatiserade processer ersätter manuella steg och gör det möjligt att söka, sammanställa och attestera fakturor i en och samma vy. Den gemensamma plattformen är skalbar och ger Stena en stabil grund för att successivt effektivisera fler ekonomiprocesser framöver.
Resultat
Införandet av Onifys plattform har lett till snabb och korrekt sammanställning av fakturaunderlag och en fullt sökbar fakturadata där information hämtas automatiskt från flera system. Attesteringen sker nu digitalt vilket gör den trygg, spårbar och strukturerad. Felhanteringen har minskat markant, ledtiderna i hela fakturaprocessen har kortats och arbetsflödena har blivit mer effektiva och användarvänliga för hela organisationen.
“Det gamla systemet var på väg ur drift. Med Onify fick vi lägre underhåll, en enhetlig teknikstack och en enklare väg bort från äldre system.”
- Helsingfors Universitet
IT-portal förenklar vardagen för Helsingfors universitet
Helsingfors universitet använder Onify som IT-portal för både studenter och personal. I ett samlat gränssnitt får alla snabb åtkomst till produkter, tjänster och behörigheter. Portalen används av över 30 000 studenter och 8 000 anställda och gör administrationen enklare i hela organisationen.
Utmaning
Som ett av Nordens största universitet, med elva fakulteter på fyra campus, präglades verksamheten av omfattande administrativa flöden och många fragmenterade system. Universitetet behövde effektivisera hanteringen av IT-tillgångar och service för studenter, forskare och personal.
Lösning
Onify levererade en IT-portal som samlar beställningar av produkter, tjänster och behörigheter i ett enhetligt gränssnitt. Hanteringen av tillgångar sker genom hela livscykeln, från datorer och licenser till användare och rum. Portalen integrerar flera befintliga system och ger en sammanhållen, användarvänlig vy för universitetets olika målgrupper.
Resultat
Över femtio tusen ärenden hanteras årligen via portalen och mer än 150 000 objekt administreras effektivt. Hårdvarubeställningar går över 85% snabbare, från omkring två veckor till cirka två dagar. Den administrativa tiden för beställningar har minskat från flera timmar till under en timme. Arbetsflödena är smidigare och användarupplevelsen har förbättrats för både studenter och personal.
Nordisk beställningsporal hos Bravida
Bravida har infört en nordisk beställningsportal med hjälp av Onify. Portalen fungerar som en samlad ingång för IT-avdelningen, chefer och tekniker och gör beställningar enklare och vardagen mer effektiv för alla användargrupper.
Utmaning
IT-avdelningen behövde ett smidigare sätt att hantera utrustning, programvaror, användare och kostnadsställen i flera nordiska länder. Beställningarna var spridda över olika system och processer vilket gjorde arbetet tidskrävande och svårt att överblicka.
Lösning
Onify levererade en nordisk beställningsportal som samlar beställningar och objekt i ett enhetligt gränssnitt. Portalen integrerar flera befintliga system och är kopplad till Bravidas beställningskatalog så att hela flödet kan hanteras digitalt från val av produkt till färdig leverans. Stöd finns för behörigheter, attest, kostnadsställen och spårbarhet vilket ger en konsekvent process oavsett land eller användarroll.
Resultat
Över 18 000 beställningar och ärenden hanteras årligen via portalen. Ett fullt digitaliserat beställningsflöde har gett tydliga tidsvinster för IT, chefer och tekniker. Bravida kan avveckla äldre portaler och samla processerna i ett och samma arbetssätt, felhanteringen har minskat och graden av automatisering har ökat genom hela organisationen.
